Aushilfen 18 Tage pro Jahr abgabenfrei beschäftigen

Branchen wie Hotellerie und Gastronomie, aber auch einzelne Dienstleistungsunternehmen finden zu Spitzenzeiten kaum Aushilfskräfte. Ziel einer neuen Regelung ist es, eine Aushilfstätigkeit für jene Arbeitnehmer attraktiver zu gestalten, die bereits vollversichert erwerbstätig sind. Die Un­ternehmen sollen dadurch einen Anreiz erhalten, Aushilfen legal zu beschäftigen. Unter folgenden Voraussetzungen sind deren Bezüge abgabenfrei:

Aushilfen können an 18 Tagen im Jahr abgabenfrei beschäftigt werden. Von Lohnsteuer, Kommunalsteuer und Dienstgeberbeiträgen (inklusive Zuschlägen) befreit sind Aushilfsbezüge bereits seit 1. Jänner 2017 bis inklusive 31. Dezem­ber 2019. Beiträge für die Sozialversicherung spart der Dienstgeber allerdings erst ab dem 1. Jänner 2018 bis inklusive 31. Dezember 2020. Untenstehende Tabelle zeigt im Überblick, ob und wel­che Abgaben für Aushilfslöhne heuer und im kommenden Jahr zu zahlen sind.

Voraussetzungen

Vier Voraussetzungen müssen kumulativ erfüllt sein, damit Aushilfslöhne abgabenfrei sind. Trifft eine der vier nicht zu, ist der Aushilfslohn nicht von Abgaben befreit.

1. Vollversicherung

Die Aushilfskräfte müssen aufgrund einer Erwerbstätigkeit vollversichert sein. Dabei kann es sich um ein Dienstverhältnis mit einem anderen Arbeitgeber oder um eine selbstständige Erwerbstätigkeit handeln. Dies muss der Dienstgeber prüfen oder sich vom Mitarbeiter be­stätigen lassen.

ACHTUNG:

• Eine geringfügige Aushilfstätigkeit, die ein Mitarbeiter neben einem karenzierten Dienstver­hältnis für denselben Dienstgeber ausübt, lässt sich nicht abgabenfrei abrech­nen. 
• Nicht mehr erwerbstätige Pensionisten und selbstversicherte Personen sind keine „18-Tage-steuerfrei-Aushilfen“, da sie nicht aufgrund einer Erwerbstätigkeit vollversichert sind.
• Im EU-Ausland vollversicherte Personen können Arbeitgeber hingegen als „18-Tage-steuerfrei-Aushilfen abrechnen, wenn sie im EU-Staat mehr als 425,70 Euro (Wert für 2017) brutto im Monat verdienen und pflichtversichert sind.

2. Geringfügige Beschäftigung

Die abgabenfrei beschäftigte Aushilfe darf maximal ein Entgelt bis zur Geringfügigkeitsgrenze beziehen, die 2017 bei 425,70 Euro monatlich liegt. Dabei werden alle Entgelte, die der Dienstnehmer in einem Monat steuerfrei bei verschiedenen Dienstgebern verdient, zusam­mengezählt.

3. Beschränkungen auf 18 Tage pro Kalenderjahr

Der Dienstgeber darf Aushilfen an maximal 18 Tagen pro Kalenderjahr abgabenfrei beschäf­tigen. Wie viele Aushilfen er pro Tag einsetzt, ist jedoch unerheblich. An den Weihnachts­samstag kann ein Handelsbetrieb daher beispielsweise in jeder Filiale mehrere „18-Tage-steuerfrei-Aushilfen“ einstellen und verbraucht trotzdem nur je einen Kalendertag pro Weihnachtssamstag. Die Beschränkung auf 18 Tage pro Kalenderjahr gilt für das gesamte Unternehmen und nicht pro Filiale.

Der Dienstnehmer darf höchstens 18 Tage im Kalender­jahr als Aushilfe abgabenfrei tätig sein. Auf wie viele Dienstgeber sich diese 18 Tage vertei­len, ist unerheblich. Arbeitet er im Kalenderjahr bei zwei oder mehr Dienstgebern als „18-Tage-steuerfrei-Aushilfe“ ist er verpflichtet, den Dienstgeber über die bisherigen Tage der begünstigten Aushilfstätigkeit in anderen Unternehmen zu informieren.

4. Nachweis des Aushilfskräftebedarfs

Dienstgeber dürfen Aushilfskräfte nur dann abgabenfrei beschäftigen, wenn sie damit einen zeitlich begrenzten zusätzlichen Arbeitsanfall abdecken, der den regulären Betriebsablauf überschreitet oder den Ausfall einer Arbeitskraft ersetzt. Zu den zeitlich begrenzten Eins­ätzen in Stoßzeiten zählt beispielsweise die Arbeit in einem Kaufhaus an Samstagen der Vorweihnachtszeit oder der Einsatz im Service eines Touristenrestaurants, wenn die Passagiere eines unangekündigten Reisebusses das Lokal stürmen. Voraussetzung für den zeit­lich begrenzten Ersatz einer beispielsweise erkrankten Arbeitskraft ist, dass der reguläre Be­triebsablauf ein rasches Einspringen erfordert, was auch außerhalb von Spitzenzeiten not­wendig sein kann.

Bezüglich einer Gemeinsamen Prüfung lohnabhängiger Abgaben (GPLA) ist es für den Dienst­geber erforderlich, entsprechende Nachweise zu haben, die belegen, dass die „18-Tage-steuerfrei-Aus­hilfe“ nur während der Spitzenzeit beschäftigt wurde bzw dass der rasche Er­satz einer ausgefallenen Arbeitskraft notwendig war, um den regulären Betriebsablauf auf­recht zu erhalten.

¹⁾ Die Dienstgeberabgabe fällt an, wenn die Summe der monatlichen Beitragsgrundlagen (ohne Sonderzahlungen) der im Unternehmen geringfügig beschäftigten Dienstnehmer (Monatsbruttobezug ist geringer als 425,70 Euro [Wert für 2017]), das Eineinhalbfache der Geringfügigkeitsgrenze übersteigt.

Wie Zweifelsfälle aus der Praxis zu lösen sind, beschreiben die folgenden Beispiele.

Beispiel 1

Der Dienstgeber beschäftigt Otto Ober als Aushilfskraft an 24 Tagen im Jahr 2017.

Lösung:

Voraussetzung 3 ist nicht erfüllt, daher ist dieses Beschäftigungsverhältnis von Beginn an steuerpflichtig.

Beispiel 2

Der Dienstgeber beschäftigt folgende Aushilfskräfte:

a) Otto Ober arbeitet von Jänner bis Juni an insgesamt neun Tagen.

b) Helga Hilfe hilft von September bis Dezember an insgesamt zehn Tagen aus.

c) Statt Helga Hilfe wird erneut Otto Ober von September bis Dezember an insgesamt 10 Tagen als Aushilfskraft beschäftigt

Lösung:

a) Die Voraussetzung 3 (Beschränkung auf 18 Tage) ist erfüllt. Der Dienstgeber Otto Ober ist lohnsteuer- und lohnnebenkostenfrei abzurechnen, sofern auch die Voraussetzungen 1, 2 und 4 erfüllt sind.

b) Ab dem Beginn der Beschäftigung jeder Aushilfskraft, bei der die 18-Tage-Kalenderjahr-Grenze überschritten wird, darf der Dienstgeber nicht abgabenfrei abrechnen. Daher sind die Bezüge von Helga Hilfe lohnsteuer- und lohnnebenkostenpflichtig abzurechnen.

c) Da Otto Ober in diesem Fall insgesamt an mehr als 18 Kalendertagen als Aushilfe beschäftigt ist (neun Tage im ersten Halbjahr und zehn im zweiten Halbjahr), sind beide Aushilfstätigkeiten abgabenpflichtig. Somit muss der Dienstgeber den zunächst abgabenfrei abgerechneten Bezug für die neun Tage im ersten Halbjahr nicht als „18-Tage-steuerfrei-Aushilfe“, sondern als „normale“ Aushilfskraft abrechnen. In diesem Fall bleibt es beim abgabenfreien Bezug im ersten Halbjahr.

Beispiel 3

Dienstgeber A beschäftigt Otto Ober für zehn Tage. Otto Ober war zuvor bereits bei Dienstgeber B als „18-Tage-steuerfrei-Aushilfe“ an zwölf Tagen beschäftigt. Er meldet diese Beschäftigung beim Dienstgeber B ordnungsgemäß Dienstgeber A.

Lösung:

War ein Dienstnehmer im Kalenderjahr weniger als 18 Tage bei einem oder mehreren anderen Dienstgebern als „18-Tage-steuerfrei-Aushilfe“ beschäftigt und überschreitet er die 18-Tages-Grenze, muss ihn der aktuelle Dienstgeber ab Beginn der Beschäftigung abgabenpflichtig abrechnen. Die Abgabenfreiheit der davor liegenden Aushilfskrafttätigkeiten bleibt bestehen.

Diese Rechtslage auf Beispiel 3 angewandt bedeutet:

a) Da Otto Ober bei Dienstgeber A die 18-Tages-Grenze überscheitet, muss dieser die Bezüge von Otto Ober von Beginn an lohnsteuer- und lohnnebenkostenpflichtig abrechnen.

b) Die Bezüge von Otto Ober als „18-Tage-steuerfrei-Aushilfe“ bei Dienstgeber B bleiben hingegen lohnsteuer- und lohnnebenkostenfrei.

Beispiel 4

Der Sachverhalt ist der gleiche wie Beispiel 3. Allerdings erfüllt Otto Ober seine Meldeverpflichtung nicht.

Lösung:

Da Dienstgeber A nicht darüber informiert ist, dass Otto Ober bei Dienstgeber B bereits an zwölf Tagen als Aushilfe steuerfrei beschäftigt war, rechnet er zulässigerweise Otto Oberr lohnsteuer- und lohnnebenkostenfrei ab.

Otto Ober jedoch muss die Lohnsteuer nachzahlen. Aufgrund der Lohnzettelmeldung weiß das Wohnsitzfinanzamt, dass er insgesamt die 18-Tage-Grenze überschritten hat. Bei einer Pflichtveranlagung durch sein Wohnsitzfinanzamt werden die beim Dienstgeber A erhaltenen Bezüge nachversteuert. Den Dienstgeber trifft in diesem Fall keine Schuld, da er nicht informiert wurde. Somit muss er auch keine Abgaben nachzahlen.

TIPP: Lassen Sie sich von Aushilfskräften, die Sie entsprechend der 18-Tage-Regelung beschäftigen möchten, bestätigen, dass die Voraussetzungen für abgabenfreie Bezüge vorliegen. Im Zweifel kann die im Beispiel 4 beschriebene Situation zu Lasten des Dienstgebers ausgelegt werden.