Registrierkassenpflicht ab 2016
1. Steuerlicher Teil
Ab 1.1.2016 gelten die Einzelaufzeichnungspflicht, die Belegerteilungspflicht und die Registrierkassenpflicht in Bezug auf Barumsätze.
Als Barumsätze gelten:
- Barzahlungen
- Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte
- Zahlungen mit Mobiltelefon
- Zahlungen mit Paylife Quick
- Annahme von Gutscheinen, Bons, Geschenkmünzen, Barschecks und dgl.
Nicht als Barumsätze gelten Zahlungen mittels E-Banking und Erlagscheinen.
Einzelaufzeichnungspflicht
Alle Unternehmer, die Aufzeichnungen führen müssen, sind ab 1.1.2016 verpflichtet, alle Barumsätze einzeln aufzuzeichnen und zwar unabhängig von der Höhe der Umsätze (dies gilt zB auch für Vermieter).
Arten der Einzelaufzeichnungen:
- Registrierkasse (sofern Verpflichtung besteht), oder
- Rechnungen im Sinne des UStG, oder
- Belege im Sinne der Belegerteilungspflicht (zB Paragon)
Nicht mehr zulässig sind somit Strichlisten, Strichlisten mit Bezug auf Artikel, Standlisten, Stockverrechnung, Rechenmaschine mit Streifen.
Belegerteilungspflicht
Alle Unternehmer, die Aufzeichnungen führen müssen, sind darüber hinaus ab 1.1.2016 verpflichtet, einen Beleg über die Barumsätze auszustellen und zwar unabhängig von der Höhe ihrer Umsätze (dies betrifft zB auch Kleinunternehmer).
Der Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:
- Name des Unternehmens
- Fortlaufende Nummerierung
- Tag der Belegausstellung
- Menge sowie handelsübliche Bezeichnung der Ware/Dienstleistung
- Betrag der Barzahlung
TIPP: Sofern keine weitere Verpflichtung zur Registrierkassa besteht, ist ein Paragon zulässig!
Ab 1.1.2017 müssen die Belege bei Verwendung einer Registrierkasse zusätzlich noch folgenden Inhalt aufweisen:
- Kassen-Identifikationsnummer
- Tag und Uhrzeit der Belegausstellung
- Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
- Maschinenlesbarer Code
TIPP: Der Beleg muss nicht unbedingt in Papierform ausgehändigt werden. Auch ein elektronischer Beleg kann ausgestellt werden, allerdings muss dieser unmittelbar nach der Zahlung zur Verfügung gestellt werden.
Belegannahmepflicht
Der Kunde ist verpflichtet, den Beleg anzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen. Es sind aber keine Sanktionen bei Nichtmitnahme vorgesehen.
Registrierkassenpflicht
Gewerbetreibende, Freiberufler sowie Land- und Forstwirte sind zur Verwendung einer Registrierkasse verpflichtet, sobald sie Jahresumsätze von über EUR 15.000,00 (netto) UND davon Barumsätze von über EUR 7.500,00 tätigen.
Werden diese Umsatzgrenzen überschritten, so besteht die Verpflichtung zur Registrierkasse im 4. Monat nach Überschreitung der Umsatzgrenzen. Wurden die Umsatzgrenzen zB per 30.9.2015 überschritten besteht die Verpflichtung zur Registrierkasse demnach ab dem 1.1.2016.
Ab 1.7.2016 muss die Registrierkasse beim Finanzamt gemeldet werden (über FinanzOnline).
Ab 1.1.2017 muss jede Registrierkasse mit einem Sicherungssystem/Manipulationsschutz ausgestattet werden. Dies geschieht mittels elektronischer Signatur und durch Ausgabe eines maschinenlesbaren QR-Codes oder Barcodes oder OCR-fähiger Zeichenfolge am Beleg.
Achtung: Der Drucker muss in der Lage sein, diese Codes drucken zu können.
Strafen
Wird trotz Erfordernisses die Registrierkasse nicht verwendet, drohen hohe Strafen (bis zu EUR 5.000,00). Allerdings wird bis 30.6.2016 eine Straffreiheit gewährt. Bis 31.3.2016 gilt eine allgemeine Schonfrist. Von 1.4. – 30.6.2016 muss eine angemessene Begründung vorgebracht werden, warum noch keine Umstellung/Anschaffung der Registrierkasse erfolgt ist.
Förderung
Bei einer Anschaffung oder Umrüstung zwischen 28.2.2015 und 1.1.2017 kann eine Prämie in Höhe von EUR 200,00 mit der Steuererklärung (Formular E 108c) beantragt werden, welche dann dem Finanzamts-Konto gutgeschrieben wird. Darüber hinaus ist die Registrierkasse im Jahr der Anschaffung voll abschreibbar (unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten).
Sonderfall „mobile Gruppen“
Wird die Leistung außerhalb der Betriebsstätte erbracht und besteht eine Registrierkassenpflicht, dann muss beim Kunden ein Beleg ausgestellt werden inkl. Durchschrift (zB durchnummerierter Paragon). Die Erfassung der Belege in der Registrierkasse (einzeln) muss dann ohne unnötigen Aufschub nach der Rückkehr in die Betriebsstätte erfolgen.
Vereinfachungsmöglichkeit: Werden im Rahmen einer betrieblichen Tätigkeit gleich hohe Einzelumsätze getätigt, oder umfasst das Produktsortiment nicht mehr als 20 Waren/Gegenstände, können diese zusammengerechnet und jeweils in einem Betrag in der Registrierkasse erfasst werden, sofern deren vollständige Erfassung gewährleistet wird, zB durch Durchnummerierung der ausgestellten Belege. (Beispiele: Karussell, Sommerrodelbahn, Umsätze bei Gaifahrten, Bauchladen)
TIPP: Für fahrende Verkäufer (zB Weinhändler, Bäcker) bietet sich die Anschaffung eines mobilen Kassasystems an. Es kann somit erstens der Belegerteilungspflicht und zweitens der Registrierkassen(aufzeichnungs)pflicht unmittelbar bei Tätigung des Umsatzes entsprochen werden.
Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht
Kalte Hände Regelung = Umsätze im Freien, Haus-zu-Haus-Geschäfte
Sind dann befreit, wenn der Jahresumsatz des gesamten Betriebes unter EUR 30.000,00 liegt.
Es besteht hier auch NICHT die Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht (Losungsermittlung zulässig).
Gemeinnützige Körperschaften, Feuerwehrfeste, Vereinsfeste
Diese sind im Rahmen ihrer unentbehrlichen und entbehrlichen Hilfsbetriebe (zB kleine Vereinsfeste, bis zu 48 Stunden pro Jahr) befreit. Belegerteilungspflicht besteht nicht.
Automaten
Die Gegenleistung für die Einzelumsätze darf EUR 20,00 nicht übersteigen (zB Tischfußballautomaten). Eine vereinfachte Losungsermittlung ist zumindest alle 6 Wochen durchzuführen und die Kasse muss mindestens einmal im Monat geleert werden. Die Belegerteilungspflicht besteht nicht.
Webshops
Sind dann befreit, wenn keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt.
VORSICHT: Die Belegerteilungspflicht besteht.
2. Technischer Teil
Begriff der Registrierkasse
Unter Registrierkasse versteht man jedes elektronische Aufzeichnungssystem, das zur Losungsermittlung bzw. Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt wird. Als Registrierkasse können auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktionen dienen.
Jede Registrierkasse hat über ein Datenerfassungsprotokoll (Kassenjournal) zu verfügen. Sie kann mit einer oder mehreren Eingabestationen verbunden sein und muss ab 1. Jänner 2017 auf eine Signaturerstellungseinheit, die ein dem Unternehmer zugeordnetes Zertifikat besitzt, zugreifen können.
Auch Fakturierungsprogramme oder branchenspezifische Softwareprogramme, die der Erfassung der Barumsätze und Rechnungserstellung dienen, stellen eine Registrierkasse dar, sofern diese den Vorgaben des § 131b BAO (insbesondere Datenerfassungsprotokoll und Anknüpfungsmöglichkeit für eine Signaturerstellungseinheit) entsprechen und gemäß § 132a BAO Belege ausstellen können (Druckanbindung).
Manipulationsschutz
Ab 1. Jänner 2017 ist jede Registrierkasse mit einer Sicherheitseinrichtung auszustatten. Die zur Sicherheitseinrichtung gehörenden Signaturerstellungseinheiten sind über einen Zertifizierungsdienstanbieter zu erwerben, der qualifizierte Signaturzertifikate anbietet (zB Globaltrust, A-Trust).
Die übrigen Komponenten der Sicherheitseinrichtung müssen vom Kassenhersteller bereitgestellt werden -> Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen durch kryptographische Signatur jedes Barumsatzes sowie Erfassung der Signatur auf den einzelnen Belegen (QR-Code, Barcode, OCR-fähige Zeichenfolge).
Signatur-Angaben am Beleg (ab 1.1.2017)
In die Signatur werden neben ausgesuchten Belegdaten unter anderem der verschlüsselte Stand des Umsatzzählers, die Kassenidentifikationsnummer, die Seriennummer des Signaturzertifikates und der Signaturwert des vorhergehenden Barumsatzes einbezogen. Durch den Signaturwert des vorhergehenden Barumsatzes werden die Barumsätze miteinander verkettet und Datenmanipulationen nachvollziehbar.
Technische Umsetzung
- Auswahl Registrierkassensystem
- Auswahl eines Zertifizierungsanbieters
- Erwerb Signaturzertifikat
- Beinhaltet Ordnungsbegriff des Unternehmers (idR Steuernummer)
- Wert des OID „Österreichische Finanzverwaltung Registrierkasseninhaber“
- Seriennummer Signaturzertifikat
- Beginn und Ende der Gültigkeit
- Anschluss des Kartenlesegeräts mit entsprechender Signatursoftware an die Kassa
- Anmeldung der Kassa bei FinanzOnline (ab 1.7.2016): Signaturzertifikat, Kassen-ID, Benutzerschlüssel
- Erstellung eines Startbelegs (separate Aufbewahrung)
- Prüfung des Startbelegs via FinanzOnline-App
- Erstellung eines Jahresbelegs (separate Aufbewahrung)
- Vierteljährliche externe Datensicherung
- Monatliche Ermittlung Zwischenstände (Speichern im Datenerfassungsprotokoll)
- Prüfung Summenspeicher am Jahresende + Meldung an FinanzOnline
Eine Online-Anbindung der Kassa ist nicht erforderlich! Die Signatureinheit arbeitet offline.
Technische Probleme – Systemausfall
- Bon-Druck mit Vermerk: „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“
- Signierter Sammelbeleg bei Wiederinbetriebnahme
- Bei nicht nur vorübergehendem Ausfall (max. 48 Stunden): Meldung an Finanz über FinanzOnline
Oder:
- Verwendung einer anderen Registrierkassa
- Erfassung auf Papier (Paragon)
- Nachträgliche Erfassung in Registrierkassa
3. Weitere Informationen zur Registrierkassenpflicht
https://www.bmf.gv.at/top-themen/Registrierkassen.html
Erlass des BMF vom 12.11.2015, BMF-010102/0012-IV/2/2015, BMF-AV Nr. 169/2015